您给客户的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您与公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。

所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

商务信函写作前言

    作为一家外贸出口企业，您必须经常跟您的国外客商打交道。因而，各种商务信函的写作成了您工作中的一个重要部分。您是否有这样的感受，花费了大量的时间和精力，对自己所写的信件是否专业、是否符合通常的规范却没有十足的把握。在本手册里，我们将为您介绍商务信函写作的基本知识和技巧，相信对您的工作具有很高的参考价值。

    商务信函的重要性

    也许你会问“商务信函真的这么重要吗”？
    是的，答案是肯定的。

    让我们一起来看看以下的调查结果。
  
    当买家和供应商从互相并不了解的基础上开始进行业务联系时，买家通常是怎样来评估跟他联系的供应商的呢？

    [参考全美最畅销的贸易书籍“Building an Import-Export Business”] 以下5个方面是买家最关心的： 
  
    供应商如何回复买家的邮件？

    供应商网上的简介和/或目录是否做得专业？
    当买家询问信息时，供应商是否完整答复所有问题？
    供应商的信头是否写明了公司地址和传真号码？

    供应商如何答复买家提出的要求？
  
    供应商多久做出答复？
    供应商是否愿意对产品进行修改？
    买家询问多个问题时，供应商是否答复所有的问题？

    供应商的信用如何？
  
    供应商的银行信用记录如何？
    供应商银行帐户开立的年数？
    大致的通常收支情况？
    银行给供应商的贷款额度？
    银行对供应商的帐户情况是否满意？

    供应商贸易往来的信用如何？
  
    合作者与该供应商的合作年数？
    供应商可承受多大的定单？
    交货是否及时？
    是否能准确地完成定单？

    供应商是否使用了标准质量管理认证体系？
  
    比如ISO 9000、ISO 14,000(环境)、Hazard Analysis at Critical Points
(适用于出口美国的海产品)

    由此可见，您的商务信函写作能力直接影响到买家对您公司的评估。您给他的每一份信函、邮件或者传真，都代表着您公司的形象，显示您公司的水平和实力，同时，相信您也一定是用这种方式来评估和了解您的买家。所以，商务信函写作决定了您能否以专业的方式跟买家进行有效的沟通，在您的业务往来中占据着举足轻重的地位。

    商务信函的基本结构

    传统信件

    这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

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